Kunt u een geheim bewaren?

In grote lijnen is alle vertrouwelijke bedrijfsinformatie en kennis (knowhow) die een onderneming een concurrentievoordeel geeft, een bedrijfsgeheim. U moet bijvoorbeeld denken aan een klantenbestand, een beschrijving van werkprocessen, technische kennis, een concept, software, onderzoeksgegevens, bedrijfsstrategieën, marketingplannen, verkoopmethoden, contracten, productspecificaties, formules en recepten.

Als er sprake is van iets nieuws, een uitvinding, dan moet u een aantal vragen beantwoord zien te krijgen en staat u voor een aantal keuzes: wil ik het beschermen en is het octrooieerbaar (of misschien op een andere manier te beschermen)? Wil ik het geheimhouden of wil ik er bewust over publiceren? Uw businessmodel en de fase waarin de (product)ontwikkeling zich bevindt spelen hier een rol: is het bijvoorbeeld de moeite waard om een octrooitraject in te gaan als uw product slechts een tussenoplossing biedt en binnen enkele maanden of jaren sowieso vervangen moet worden?

De opties die u heeft, hangen ook af van de soort informatie die u wilt beschermen. Een octrooi beschermt uitsluitend de technische eigenschappen van een uitvinding en beschrijft deze. Heeft u een uitvinding gedaan en wilt u niet dat zichtbaar wordt hoe het werkt? Dan kan geheimhouding een goed alternatief zijn voor een octrooi. 

Een van de belangrijke verschillen tussen bescherming als bedrijfsgeheim en als een octrooi is dat een octrooi(aanvraag) na maximaal anderhalf jaar altijd openbaar wordt gemaakt. Het octrooi geeft u voor maximaal twintig jaar het recht om anderen te verbieden uw uitvinding te gebruiken. Bij bedrijfsgeheimen is de geldigheidsduur gelijk aan de tijd dat het geheim blijft, en krijgt u geen duidelijk vastgelegd exclusief recht. Voor een bedrijfsgeheim is ook geen aanvraag of registratie nodig. Wel zult u zelf maatregelen moeten nemen om het geheim te houden. Geheimhouding is soms te combineren met andere beschermingsvormen. Zo kunt u van een digitaal systeem de hardware beschermen door een octrooi, de software door het auteursrecht en kunnen data een bedrijfsgeheim zijn.

Sinds de Europese richtlijn van 2016 voor de bescherming van niet-openbaar gemaakte kennis en bedrijfsinformatie (bedrijfsgeheimen) van kracht is, zijn ook bedrijfsgeheimen beschermd tegen het onrechtmatig verkrijgen, gebruiken en openbaar maken daarvan. Dat is echter alleen het geval indien aan een aantal voorwaarden wordt voldaan. De richtlijn ziet informatie alleen als een bedrijfsgeheim als:

1. het echt geheim is; dat wil zeggen niet algemeen bekend of gemakkelijk toegankelijk;
2. het daardoor een commerciële waarde heeft;
3. u redelijke maatregelen heeft getroffen om het geheim te houden.

Om bedrijfsinformatie geheim te houden, zult u, zoals gezegd, zelf maatregelen moeten treffen. U moet hierbij denken aan: het identificeren van uw bedrijfsgeheimen, fysieke beveiliging, ICT-beveiliging, het maken van gepaste contractuele afspraken met werknemers en zakenpartners, en het informeren en opleiden van medewerkers.

Zonder deze maatregelen loopt u het risico dat de informatie in verkeerde handen komt. Bovendien is de kans groot dat u dan niet voldoet aan de voorwaarden om hiertegen achteraf juridische stappen te ondernemen.

Als een bedrijfsgeheim van groot belang voor uw onderneming is, dan kunt u daar het best vooraf bij stilstaan. De specialisten van V.O. Patents & Trademarks ondersteunen u graag bij:

• het herkennen en benoemen van uw bedrijfsgeheimen;
• de evaluatie van de eventuele octrooieerbaarheid van de bedrijfsgeheimen;
• het opstellen van geheimhoudingsovereenkomsten met werknemers en zakenpartners;
• het beschrijven van procedures en processen gericht op geheimhouding en de controle daarop.

Lees ook het artikel "Biedt de nieuwe Wet voldoende bescherming?" op de website van V.O.